Инструкция по настройке в ФСС электронной подписи. Новый федеральный закон № 86 от 05.01.2017 придал электронному больничному листу полную юридическую силу. А с 1 июля 2017 года пациенты при обращении в медицинское учреждение могут выбирать между бумажным и электронным больничным листом. Чтобы оформить EBL, персонал больницы должен настроить электронную подпись (EDS), подключиться к электронному рабочему процессу, а также обрабатывать и учитывать льготы в соответствии с новыми правилами.
Подготовка к работе
Инструкция по постановке электронной подписи ФСС (Фонд социального страхования) включает в себя несколько элементов:
- регистрация в системе;
- перераспределение обязанностей;
- уведомление об изменениях в системе.
Работа в системе включает в себя как подготовку льгот и отчетности, так и другие операции. Преимуществом регистрации в информационной системе ФСС является экономия физических и финансовых ресурсов, а также упрощение рабочего процесса при повышении его надежности.
Регистрация в системе
Для работы с электронными больничными листами медицинскому учреждению необходимо зарегистрировать личный кабинет в Единой информационной системе Фонда социального страхования (УИС «Соцстрах») на cabinets.fss.ru. Вход в личный кабинет возможен через личный кабинет юридического лица на государственных сайтах. Если на Портале государственных услуг еще нет личной учетной записи, ее можно создать через Единую систему идентификации и аутентификации (USIA). Для этого вам необходимо:
- Перейдите во вкладку «Организации» на сайте esia.gosuslugi.ru.
- Создать учетную запись (подтвержденную) в системе ЭЦП ФСС, оформленную на имя руководителя медицинского учреждения или уполномоченного им лица (требуется нотариальная доверенность).
- Заполните форму с данными.
Далее вы можете пройти несложную процедуру регистрации в УИИС Соцстрах и ознакомиться с инструкцией по использованию системы. У каждого члена ИС есть свои функции личного кабинета:
- Для больниц можно загрузить электронные больничные сертификаты, подписанные CEP;
- для бухгалтерии есть возможность проверять больничные листы своих сотрудников и получать актуальную информацию для расчета пособий
- клиенты могут проверить расчет пособия и правильность больничных листов;
- Врачи могут оформлять электронные больничные листы всем категориям работников в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом № 63.
Предпосылками для оформления электронного больничного листа являются:
- наличие регистрации в автоматизированной системе электронного больничного листа в медицинском учреждении и у застрахованного работодателя;
- Письменное согласие пациента на выдачу медицинской справки в электронном виде.
Перечень данных, необходимых для медико-социальной экспертизы и расчета пособий, утвержден отдельным постановлением Правительства РФ № 1567 от 16.12.2017.
Перераспределение обязанностей
Для разделения обязанностей должен быть назначен бухгалтер, ответственный за работу с ЭДЗ, и за него должна быть получена электронная подпись ФСС. Для работы с электронными больничными листами ФСС разработала бесплатную и простую программу, которую можно скачать через личный кабинет руководителя организации.
Программа позволяет заполнять, загружать и отправлять в ФСС справки о нетрудоспособности, а в регионах с прямыми выплатами дополнительно есть возможность создать и отправить реестр в ФСС. Программное обеспечение «Extern» имеет понятный и удобный интерфейс, а также встроенное руководство пользователя, круглосуточную техническую поддержку и совместимость со всеми операционными системами.
Уведомление об изменениях
После подключения организации к ИТ-системе проинформируйте сотрудников о том, что они имеют право оформить отпуск по болезни в электронном виде. Обычно это делается посредством заказа или уведомления, отправляемого по электронной почте компании.
Для персоналаПреимущества EBL заключаются в следующем:
- простая и быстрая обработка данных;
- отсутствие риска потери, порчи;
- легкий перевод в бухгалтерию;
- удобство оплаты.
В регионах с прямыми выплатами ФСС производит оплату больничных листов в электронном виде в течение 3 рабочих дней.
Как оформить пособие
Для оформления пособия врач медицинского учреждения должен авторизоваться в системе ФСС и составить список пациентов. Это делается путем ввода необходимой информации или копирования данных из электронной медицинской карты. Кроме того, требуется уникальный номер EBL. Созданная таблица отправляется в систему ЕИС «Социальное страхование».
После выдачи документа врач и медицинское учреждение заверяют его квалифицированной электронной подписью. Сотрудник организации получает только уникальный номер больничного листа, который
Заполнение больничного листа в личном кабинете
используется работодателем, ФСС и поставщиком медицинских услуг. Этот номер передается в бухгалтерию для расчета размера пособия.
- Бухгалтер ищет больничный лист по идентификационному номеру в системе, и полученные из него данные используются для записи и расчета пособия по болезни. Затем бухгалтер заполняет необходимые данные:
- Название организации;
- заработок;
- трудовой стаж;
- пункт и т. д.
Передача данных в ФСС и выплата пособия
Заполненный список пациентов должен быть заверен квалифицированной электронной подписью организации, а если используется новый сертификат ключа ЭЦП, он должен быть предварительно зарегистрирован в системе.
Зачетная система
После заполнения больничный лист отправляется в ФСС в течение нескольких секунд. Процесс расчета и выплаты пособий по болезни отличается от региона к региону Российской Федерации, так как некоторые регионы участвуют в программе «Прямые выплаты». В этом случае вознаграждение выплачивается непосредственно работнику. В остальных случаях пособие выплачивает работодатель.
Выплата пособия в зачетной системе (через работодателя) происходит следующим образом:
Система прямых выплат
Ваш руководитель должен рассчитать ваше пособие и полностью выплатить его в следующий день выплаты жалованья. Федеральным законом также предусмотрена возможность зачисления суммы пособия на счет взносов социального страхования или возмещения через ФСС. Чтобы получить возврат, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить справку – расчет или заявление по соответствующей форме.
В чем преимущество электронного больничного листа
Расчет среднего заработка для расчета пособия производится в бухгалтерской программе, после чего в течение 3-х рабочих дней сумма может быть выплачена за счет работодателя или включена в следующую заработную плату. Если данные передаются через Интернет, необходимо подготовить заявление в ФСС от имени сотрудника и отправить его по электронной почте в офис Фонда социального страхования.
Электронный больничный лист должен быть выдан пациенту по первому заявлению в соответствии с последним правовым статусом. В настоящее время система EBL не является обязательной для организации и не предусматривает штрафов за ее неиспользование, но Финансовая инспекция планирует ввести обязательный переход на EBL в будущем.
- Преимущества использования электронных больничных листов:
- меньше ошибок;
- без злоупотреблений;
Экономия физических и финансовых ресурсов.
Ошибки при заполнении бумажных больничных листов допускают и врачи, и работодатели, а проверенные контролерами ФСС влияют как на размер пособия, так и на условия его выплаты. Заполнение EBL сводит количество ошибок к минимуму, поскольку большая часть информации автоматически переносится в форму и проверяется перед ее отправкой.
- Новая система также исключает возможность подделки EBL, что предотвращает злоупотребление формами отпуска по болезни и получение пособий. После перехода на EBL время потрачено на:
- передача данных в офисы Финансовой инспекции;
- ведение учета форм строго выставления счетов;
- установление подлинности документа;
- архивирование текущие счета и их поиск при необходимости.
Кроме того, снижаются расходы на бумагу, покупку техники и ее обслуживание.
